1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist die

Stiftung der Kreissparkasse Verden
Ostertorstraße 16
27283 Verden
Deutschland 

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns bitte

E-Mail: stiftung@ksk-verden.de

oder

postalisch:
Stiftung der Kreissparkasse Verden
Stichwort: „Datenschutz“
Ostertorstraße 16
27283 Verden
Deutschland

2. Arten der Geschäftsbeziehung

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf folgende Geschäftsbeziehungen

a. Förderanträge gemeinnütziger Vereine / Institutionen (Förderzwecke der Stiftungen nach § 52 AO)

b. Anträge bedürftiger Personen (Förderzweck nach § 53 AO)

c. Zuwendungen an die Stiftungen

d. Treuhandstiftungen / Stiftungsfonds

e. Veranstaltungen

3. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten.

Weiterhin verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistungen (z. B. Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen) erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von der Kreissparkasse Verden oder von sonstigen Dritten (z. B. Behörden, anderen Verbänden, kulturellen und gesellschaftlichen Institutionen) erhalten haben.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) gewonnen haben und deshalb verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten sind bei

a. Förderanträgen gemeinnütziger Vereine / Institutionen

(Förderzwecke nach § 52 AO)

• Personalien
  (Name, Adresse und weitere Kontaktdaten)
• Daten über Ihre Stellung im Verein / in der Institution
• Legitimationsdaten
  (z. B. Daten aus Vereins- oder Handelsregister)

b. Förderung bedürftiger Personen (Förderzweck nach § 53 AO)

• Personalien
  (Name, Adresse, ggf. Geburtsdatum und weitere Kontaktdaten)
• Sozialer Status
  (z. B. Angaben zum Erhalt von Sozialleistungen, zur Erwerbstätigkeit, zur finanziellen Situation, zum Familienstand, etc.)

c. Zuwendungen an die Stiftungen

• Name und Adresse des Spenders
• Art der Zuwendung
  (z. B. Zustiftung, Geld- oder Sachzuwendung)
• Höhe der Zuwendung
• Bankverbindung

d. Treuhandstiftungen / Stiftungsfonds

• Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Interessenten / Vertragspartners / Stifters
• Betrag für die Errichtung einer Treuhandstiftung
• Höhe der zweckgebundenen Zustiftung in das Kapital einer Stiftung (Stiftungsfonds)

e. Veranstaltungen

• Name, Adresse und ggf. E-Mail-Adresse der eingeladenen Person / des Teilnehmers
• Daten in direktem Zusammenhang mit der Veranstaltung
  (z. B. Eintrittspreis, Sitzplatz)

Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Zahlungsauftrag) und Daten aus der Erfüllung unserer Förderverpflichtungen (z. B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr) sein.

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

4.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Bearbeitung des gestellten Förderantrags für gemeinnützige Zwecke (§ 52 AO), der Entscheidung  über den Antrag, der Durchführung der Fördermaßnahmen, der Abrechnung der Fördermaßnahme und der Beendigung der Fördermaßnahme.

Bei Treuhandstiftungen und Stiftungsfonds erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund vorvertraglicher Verhandlungen, der Erfüllung eines Vertrages oder einer Vereinbarung (Stiftungs-Treuhandverwaltungsvertrag / Vereinbarung zur Errichtung eines Stiftungsfonds).

4.2 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Dies betrifft insbesondere Anträge, die von Einzelpersonen aufgrund sozialer Bedürftigkeit (§ 53 AO) gestellt werden. Darüber hinaus werden gesonderte Vereinbarungen zwischen uns und den Stiftern bei Treuhandstiftungen und Stiftungsfonds getroffen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

4.3 Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt für die Abwicklung des Zuwendungsprozesses, insbesondere für die Erstellung und Zusendung von Zuwendungsbestätigungen an die Spender. Darüber hinaus bestehen behördliche Verpflichtungen bei der Errichtung von Treuhandstiftungen und Stiftungsfonds.

4.4 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages / Vereinbarung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies geschieht z. B. bei Datenverarbeitungen zur Wahrung der Sicherheit, zur Gewährleistung einer angemessenen und ausreichenden Information bei Förderanträgen, die an uns und die Kreissparkasse Verden gestellt werden, sowie zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

Darüber hinaus verwenden wir Ihre Daten für Zwecke statistischer Auswertungen und Analysen sowie der Optimierung unseres Angebotes und der Betriebswirtschaftlichkeit der Tätigkeit der Stiftung. Hierzu werten wir ggfs. die uns vorliegenden Daten zu Stiftungsvorgängen, Anfragen, Teilnehmer- und Spenderlisten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO aus. Die Analysen dienen alleine uns und werden nicht extern offenbart, sofern es sich nicht um anonyme Analysen mit zusammengefassten Werten handelt. Im Übrigen werden die Auswertungen und Analysen nach Möglichkeit anonym erstellt.

Die Adressdaten der Spender nutzen wir für Zwecke der Spendenwerbung, um den Spendern Informationen über unsere gemeinnützige und mildtätige Arbeit zuzusenden und damit um weitere Spenden zu bitten.

Darüber hinaus stellen wir bei Zuwendungen, die zu besonderen Anlässen (z. B. Geburtstage, Trauerfälle) erfolgen, vor dem Hintergrund einer Interessenabwägung den Namen des Spenders und das Datum der Zuwendung der Person, die um eine Spende gebeten hat, zur Verfügung.

4.5 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO)

Zudem unterliegen wir als Stiftung diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Stiftungsaufsicht, Steuergesetze).

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Stiftung erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer gemeinnützigen Aufgaben benötigen (z. B. Gremien, Mitarbeiter, ehrenamtlich tätige Personen).

Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien Dienstleistung für die Stiftungstätigkeit, IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation sowie Beratung und Consulting.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe weisen wir daraufhin, dass Dritte Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten dürfen.

Informationen über Sie dürfen wir weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder Sie eingewilligt haben.

Weitere Datenempfänger können sein

• Kreissparkasse Verden (siehe Punkt 4.4)
• Personen, die zu einer Spende zu Gunsten einer Stiftung aufgerufen haben (siehe Punkt 4.4)
• Stellen für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
  

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer gemeinsamen gemeinnützigen Tätigkeit. Danach werden die Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und ggf. aus dem Niedersächsischen Stiftungsgesetz (NStiftG) ergeben können. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

7. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums EWR) findet zurzeit nicht statt. Sollte eine Datenübermittlung erfolgen, werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowiedas Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Darüber hinaus steht Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG) bei der folgenden für die Stiftungen in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde zu:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstr. 5
30159 Hannover
Tel.: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
https://www.lfd.niedersachsen.de

9. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Antragsbearbeitung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Antragstellung, Durchführung und Beendigung der Fördermaßnahme erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Insbesondere bei der Förderung von bedürftigen Personen sind wir nach § 53 AO verpflichtet nachzuweisen, dass unsere Unterstützung mildtätig ist.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Bearbeitung eines Antrages ablehnen müssen oder bei positivem Förderbescheid die geförderte Maßnahme nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Bei der Bearbeitung von Anträgen und Durchführung bzw. Abwicklung von Fördermaßnahmen findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Werbung für Zuwendungen zu machen. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wenn Sie widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

3. Adressierung des Widerrufs

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an

E-Mail: stiftung@ksk-verden.de

oder

postalisch:
Stiftung der Kreissparkasse Verden
Stichwort: „Datenschutz“
Ostertorstraße 16
27283 Verden
Deutschland